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疫情期间的远程工作模式下,办公沟通方面的协同是最基本的一环,这毋庸置疑是企业首先要解决的问题,同时上文我们也提到:任何沟通都是为了推动工作的开展,以工作为目标的协

协同战“疫”丨业务协同,让企业管理半径无远

来源:河北用友软件总经销  日期:2020-03-23 14:59
疫情期间的远程工作模式下,办公沟通方面的协同是最基本的一环,这毋庸置疑是企业首先要解决的问题,同时上文我们也提到:任何沟通都是为了推动工作的开展,以工作为目标的协作也必然离不开沟通,这里员工所负责的“工作”,对企业而言就是其生产经营全过程中的方方面面。
这么看来,办公沟通协同可以看做是一个工具,目的是为了推进个人工作的完成,也就是尽最大可能实现企业生产经营活动的正常开展,这其实才是远程工作中要解决的根本问题。远程分散的工作模式,让企业各领域的业务开展都面临着挑战,比如销售层面,不去现场拜访客户,如何维系客户关系、沟通需求和展示产品方案?项目方面,如何凝聚人员、分配任务、对接进展?人力资源管理方面,如何远程启动招聘、入职、培训和考核?……
那么资源分散情况下,如何推动经营活动的正常开展?企业需要建立敏捷快速的业务协同能力,根据市场和经营需求快速构建、快速调整,这不仅是疫情“黑天鹅”危机下的突发性需求,更是为了应对不断变化的市场需求而需要企业长期具备的能力,以持续不断的创新增强核心竞争力;在单块业务领域能力提升的同时,还应注重跨组织、跨业务单元的沟通协作,实现整体业务流程的协同化推进。下面,就企业如何在远程模式下有效开展业务经营,我们逐步展开讨论。
融合业务与沟通,构建社交化业务能力
任何企业的经营管理活动都是在沟通中展开,以业务为目标的沟通过程其实就是企业社交化的过程,比如你要为企业采购一批货物,这期间通过人与人、人与团队间的连接聚合,借助互联网、移动设备等工具,你与厂家、物流、仓储等组织团队实时沟通分享协作,就是一个呈现出组织关系、交易关系、协作关系等特性的社交化业务过程。这个过程中不仅仅存在简单的工作协同,更重要的是沟通与业务的紧密结合,从业务出发展开沟通、从沟通中推动业务开展。
那么在目前远程工作情况下,如何以社交化业务的模式推动经营活动的正常开展?这就需要在线化的协同平台,在这个平台之上,既有基础的沟通协同服务,又衔接业务应用,通过将业务赋予分享、协作的特性,以及将沟通过程赋予触发业务、启动任务的能力,让“业务沟通化,沟通业务化”,从而将线下远程工作中分散、封闭的业务管理转变为具有在线化、互动性,以及广泛开放性的业务协同能力。
这种社交化业务的工作模式,正是致远互联基于协同理念和企业远程业务需求所构建出的场景化方案,让企业在统一的平台上实现基于业务的沟通协作。比如,华东区市场经理就区域市场规划提交审批,在IM中与位于北京总部的市场总监沟通时,可以将协同流程关联到聊天中,解释规划的内容细节;同时市场经理还可以将二人的聊天记录关联到协同流程中,让后续的处理人员得以了解来龙去脉。由此,这个涉及多个人的市场规划流程,在沟通中完成了业务审批,审批中也留下了沟通的过程信息。
业务推进与社交化沟通过程的无缝衔接
不仅是内部团队间的业务协同,致远互联还搭建出企业与外部伙伴间的协作桥梁,比如,为完成与客户之间的需求对接,销售经理可以发起一个方案沟通会议,并通过内部协同平台与微信的衔接,把内部会议通知以小程序的形式分享给客户或伙伴,他们通过移动设备完成在线签到、需求沟通的全流程操作,企业扩大了业务管理半径,将外部人员、资源纳入了统一的社交化业务范畴,在开放、在线化的沟通互动过程中完成了业务的推进。
以业务为核心,打通企业内外部的沟通协作
 
以流程为经脉,实现业务过程的协同化推进
从社交化业务的过程中我们可以看出,企业的生产经营其实体现为一个个交叉关联的业务流程,流程是企业经营过程的载体,尤其是在远程工作的环境下,智能、高效的流程成为打通各个业务领域、衔接各个团队组织的经脉,将分散的人力物力资源有效的凝聚起来,推动企业生产经营活动的正常进行。前两天,一位做运营管理的朋友谈到:“在家办公的这些日子,我最核心的工作就是审批单子...... ”,可见,在远程工作场景中,即使其他类型的工作都受到限制,流程仍然是将工作串联起来的重要载体。
既然业务的本质是过程管理,那么就需要以在线化的工具将其梳理、沉淀为系统流程,通过跨系统、跨角色的业务流程设计、监控和管理分析,将长期积累的、带有人为经验的业务过程固化为企业的管理能力,帮助企业实现制度流程化、流程智能化的目标。这种情况下,致远互联协同运营平台的BPM智能流程平台发挥了重要作用,通过多项业务领域智能衔接、业务过程智能流转的流程管理方案,帮助企业实现远程业务的协同化推进。
比如销售经理在线发起一份合同审批,通过智能流程管理进行合规性、有效性等初步审批后,系统自动流转至销售总监审批,销售总监进行审批时系统智能呈现该客户的其他合同、比价信息、预算金额、同类合同的执行情况等,并可以一键进入外部网页查看客户企业的征信信息等,为销售总监提供决策依据,避免后续的合同执行、付款结算等环节可能存在的风险;审批通过后,后续的订单、发货环节自动关联该合同,保证订货产品明细、付款方式等信息的一致性。
流程审批过程中,业务数据智能呈现、业务流程智能衔接
在这个业务流程过程中,致远互联以各个业务环节相互衔接、业务相关的数据信息智能呈现的方式,让企业很好地衔接凝聚了业务资源,即使人员、经营场所分散各地,也能通过一体化的流转过程,让业务处理方式更智能、更高效。
随需定制,开启灵活敏捷的业务“变阵”能力
基于社交化业务模式以及智能化流程,企业已能够很好的实现远程业务协同。但就企业的生产经营而言,未知的市场环境和随时变化的用户需求永远存在,比如这次突发的疫情危机,就有可能改变原有的业务组织方式和流程,甚至导致全新商业模式的出现。
所以,企业的信息化体系必须为这种随时的需求变化提供足够的灵活、敏捷性,让其具备快速定制、随需应变的业务应用构建和改变能力,并可随时进行扩展、调整、整合,可以适应诸如疫情危机的突发需求,而且长期来看,能够让企业形成持续不断的创新能力,从而在市场竞争中立于不败之地。
致远互联CAP业务定制平台为企业提供了这种灵活敏捷的业务应用“变阵”能力,基于该平台,已经有很多企业搭建了比如客户关系管理、费用管控、合同管理、项目管理等贴合自身业务特点的个性化应用,甚至车辆管理、办公用品管理等小业务领域应用。
业务“变阵”能力,一方面体现在小的流程调整,比如疫情期间,某位员工滞留外地、没带电脑、不能方便的处理复杂的设计文件,系统管理员可为涉及他的业务流程灵活增加另一位并行负责人;或者将他的岗位职责设置为知会、处理权直接转到下一岗位,让业务流程不至于因为某个环节的问题而无法推进。
另外,“变阵”能力还体现为业务系统的大范围重构。比如绩效管理,往常企业会按照季度或月度目标制定绩效计划,进而根据员工的业绩、任务、出勤等情况完成绩效沟通、绩效评定的过程。但在疫情期间,绩效考核的目标不再单纯以业绩为重,而是将培训学习、能力提升等因素也考虑在内,出勤标准也从集中转为分散签到方式,这种情况下就需要重构原有绩效管理系统,按新的考核标准、流程快速完成系统搭建,借助致远互联的CAP平台,企业可以随时完成类似这样的调整、整合、重建过程。
随需定制、灵活敏捷的绩效管理
此外,业务协同本身离不开将分散的资源进行衔接整合,形成一体化的业务管理体系,这种涵盖组织内外部的全面资源协同才是企业推进业务、保持增长的重要手段。在这方面,致远互联CIP集成管理平台提供了强有力的技术支撑,通过对数据、流程、应用、服务的全面连接和深度融合,以全程全域的集成管控能力,减少了业务运营及流转过程中的人为参与,帮助企业真正实现业务全面在线化、协同效能最大化。
开放共享,打造共生共建的企业协同云生态
这次疫情让更多企业意识到,一方面,随需应变的业务能力是企业应对突发危机的必备技能,另一方面,这种业务能力需要构建于满足全员在线化的IT管理体系,从而衔接聚合分散的人力物力资源、覆盖加强全业务链的管理效力,这两点都大大提升了企业实现业务协同、生产经营正常开展的能力。
致远互联基于协同云战略,携手各类应用服务的生态伙伴,为企业提供了应用与定制一站式云服务的 “共创平台”,协同云商城汇聚了众多行业、领域、场景的应用产品和解决方案,包括协同办公云、协同业务云、数据采集云、人力薪税云、数据分析云等,满足了企业集应用体验、产品购买、业务定制于一体的一站式需求服务,让企业能够快速部署实施,实现突发危机下快速的业务协同能力。
致远互联协同云体验中心
比如上面我们提到的企业跨组织协作问题,基于致远互联Formtalk公有云服务,企业可以快速搭建出各种对外的业务场景应用,比如供应商管理、客户服务、调查评价、派工管理等,有效连接了上下游伙伴和客户,实现了内外业务的协同联动;同时在这个过程中,企业可以将外部数据采集并纳入内部管理,不仅扩大了管理半径,还加强了整个生态链的沟通协作能力。
Formtalk云业务连接平台
另外,针对企业招聘、绩效考核等人力资源问题,致远互联也提供了专业的人力薪税云服务,可满足企业从招聘、面试入职、薪税计算、绩效考核等全面的人力资源管理需求。尤其针对疫情期间的招聘需求,全渠道职位快速在线化发布、智能匹配候选人简历、远程视频面试等,极大解决了企业无法开展线下招聘会、面试的关键问题。
高效、便捷的远程在线化面试管理
表面看来,远程的在线化业务协同是疫情下催生出的一个临时性需求,但长远来看,每个企业都已处于一个协同共生的生态价值链条中,组织间的联系日益密切,企业的管理方式、管理边界也需随之改变和扩大,线下、封闭的传统业务形式必将被开放、共享、在线的云端协同模式所取代,组织内外的一切交流协作将步入协同云时代。



来源于致远互联

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